Los archivos personales contienen información única e irremplazable, son fuentes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de los procesos
históricos de los pueblos; de ahí la importancia de su organización y conservación.
El archivo personal es aquel que contiene los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones
y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una
gran diversidad de documentos, tanto de carácter personal como oficial: actas, cédulas, pasaportes, certificados de estudios, títulos académicos o profesionales, escrituras públicas, cartas, correspondencia oficial, recibos de pago, fotografías, planos, tarjetas, recetas médicas, videos, cintas de audio y hasta documentos electrónicos.
La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas para organizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorganizados y sólo los propietarios pueden acceder a ellos.
Sin embargo, muchas veces, por carecer de una organización adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué. La organización documental implica dos procesos vinculados: la clasificación la ordenación. La clasificación es el proceso intelectual que consiste en agrupar clases o categorías de un conjunto de documentos. La ordenación es la acción de unir de manera coherente los grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo reglas o criterios establecidos, que pueden ser: por asunto, numérico, alfabético, alfanumérico,
geográfico, onomástico, toponímico, entre otros. Para realizar una adecuada clasificación archivística se debe diseñar un cuadro clasificador, cuya estructura
es jerárquica y diferenciada por fondo, sección y serie. El total de los documentos producidos y recibidos por un individuo constituyen el fondo, que se identifica
con el nombre de la persona. La sección es cada una de las divisiones de este fondo, basada en las actividades y funciones del propietario del archivo. Las series son el conjunto de expedientes homogéneos que versan sobre una función o asunto general. Los expedientes se integran por documentos vinculados entre sí, que reflejan una actividad o un asunto específico. Podemos citar como ejemplo el archivo personal del profesor Manuel Quiroz Martínez, rector de la Universidad de Sonora en el período 1946-1953, que fue donado al Archivo Histórico en el año 2001. Este archivo contiene información concerniente a la trayectoria educativa, intelectual e ideológica del profesor Quiroz Martínez, cuyas acciones se ven reflejadas en documentos tales como: correspondencia con diversas
instituciones, proyectos, informes, notas manuscritas, escritos masónicos, apuntes de clase, colección de fotografías y parte de su biblioteca personal.
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